В системах электронной очереди «МАКСИМА» используется два вида предварительной записи: в офисе обслуживания с помощью сенсорного терминала выбора услуг и запись с помощью Интернет или по телефону. Предварительная запись в месте обслуживания используется в основном для того, чтобы человек мог зарезервировать время и дату для своего повторного визита. Запись с помощью Интернет (на сайте организации) или по телефону предоставляет возможность дистанционного резервирования времени посещения.
Виды предварительной записи
Для предварительной записи используется дистанционный сервис записи через Интернет или телефон. Это один и тот же программный модуль системы электронной очереди, но в случае записи через интернет пользователь сам работает в системе, а при записи по телефону те же действия выполняются оператором.
Примеров использования предварительной записи на повторный прием с помощью терминала электронной очереди много, но самый распространенный – запись на прием к врачу. Курс лечения обычно состоит из нескольких визитов, вначале пациенту ставится диагноз, назначаются лекарства. Врач определяет, через какое время нужно прийти снова для контроля выздоровления и вот тут как раз пациент может выбрать – зарезервировать определенное время в назначенную дату посещения или прийти в порядке общей очереди. Конечно, удобнее заранее записаться и получить талон!
Кроме того, предварительная запись поможет более равномерно распределить входящий поток посетителей по дням, контролируя при этом свободные, и занятые интервалы приема.
В поликлинике
Интервалы для предварительной записи формируются системой автоматически на основании заданных расписаний оказания услуг и всего лишь двух настроек каждой услуги: времени оказания услуги (обычно берется среднее значение по данным статистики) и количества человек, которые могут записаться на одно и то же время.
Если со временем оказания услуг более-менее понятная ситуация, то, как быть с определением количества человек и возможностью записи в одном интервале? На самом деле все просто – нужно ориентироваться на количество операторов, оказывающих данный вид услуги.
Как это работает?
Например, в системе работают 5 операторов по определенной услуге, среднее время обслуживания 20 минут. Интервал для предварительной записи будет равняться 20 минутам, а вот количество записей в этом интервале вовсе не равно 5! Не нужно забывать, что кроме людей по записи в офис приходят и просто с улицы. Занимать все рабочее время операторов посетителями по записи нельзя, поэтому обычно используется принцип: 20% времени отводится на предварительную запись, 80% — на остальных посетителей. Таким образом, если у нас в системе электронной очереди работает 5 операторов по услуге, то необходимо установить количество записей в интервал равным 1 посетителю.
Нам довольно часто задают вопрос: а что будет, если записанный не придет вообще, или придет не во время? В зависимости от настроек системы электронной очереди возможны два варианта развития событий:
- Без подтверждения явки. Посетитель будет вызван (возможно, несколько раз) и при неявке удален из очереди.
- С подтверждением явки. По приходу в назначенное время (с допустимыми отклонениями в 15 мин.) посетитель подтвердит явку вводом специального кода на сенсорном терминале и будет вызван системой.
Если посетитель опоздал на большее время, чем допустимые значения, то ему придется вместе со всеми регистрироваться в очереди. Все по справедливости, почему остальные должны его пропускать?
Главное предназначение предварительной записи – удобство и экономия времени для посетителя с одной стороны, с другой — возможность управления пропускной способностью за счет равномерного распределения количества посетителей по времени.
Появились вопросы?
Свяжитесь с нами по многоканальным телефонам: +7 (495) 661-4005, +7 (812) 309-6800, +7 (800) 555-1690!
Квалифицированные специалисты компании Бизнес-решения окажут консультацию по любым вопросам, связанным с покупкой, установкой и настройкой систем управления очередью МАКСИМА.